Семейные доходы и расходы: оптимизация бюджета

Личный опыт

Оксана, ее муж и двухлетний сын — обычная молодая семья. Они любят отдыхать с друзьями, заниматься спортом и весело проводить свободное время. До рождения ребенка общий доход семьи был чуть больше 60 тысяч рублей.

Только 54% российских семей ведут семейный бюджет, причем планируют на небольшой срок: от месяца до полугода.

Об оптимизации бюджета никто не задумывался. Когда Оксана и ее муж узнали, что ждут прибавления в семействе, денег перестало хватать. Сначала семья связывала это с закономерными тратами на врачей, оборудованием детской комнаты и покупкой необходимых вещей: коляски, кроватки, автолюльки и прочего. Но ситуация усугубилась сразу после рождения первенца.

Тут я крепко задумалась над тем, куда же уходят заработанные деньги, — говорит Оксана. — Начала с того, что стала записывать каждую трату. Первый месяц было очень непривычно, даже неуютно. Чувствовала себя скупердяйкой. Каждый день хотелось бросить это дело.

Не бойтесь сокращать кадры

Увольнять тех, кто долго проработал, всегда тяжело. Тем не менее, вы должны думать в первую очередь о будущем вашей компании. Чтобы компания стала более эффективной, вы обязаны сократить лишний персонал, объединив несколько должностей в одну или найти оптимальный по цене аутсорс.

Во времена экономического роста в стране мы наняли двух программистов 1С для налаживания работы системы в нашей федеральной сети магазинов. Они писали нам версию CRM на базе 1С. Со временем мы сократили сперва одного, отдав его функции по обслуживанию текущих вопросов главному программисту, а затем и второго ради оптимизации расходов.

Это было непросто, но, посчитав среднюю загрузку специалистов и объем задач, которые они делали, мы поняли, что эффективнее будет отдать обслуживание 1С на аутсорс. Качество работы 1С от этого не ухудшилось. Зато аутсорс оказался на 30%-50% дешевле, чем содержание сотрудников с учетом аренды рабочего места, доли интернета, заработной платы и отпуска.

Важно знать! Пути оптимизации расходов на оплату труда это: сокращение персонала, обоснованное снижение оплаты труда, введение неполного рабочего дня, вывод персонала за штат (аутсорсинг, аутстаффинг, фриланс), оформление вынужденного простоя и как следствие, отправка сотрудников в административные отпуска.

Первые шаги: начинаем вести бюджет

Учет Оксана и ее муж вели в приложении на смартфоне. Оба были в курсе трат друг друга. Через два месяца Оксана подсчитала, на что именно они с мужем тратят деньги. Основными статьями расходов стали продукты, здоровье и развлечения, от которых отказываться не хотелось.

Главным открытием для нас стала сумма потраченного. Оказывается, мы тратим кучу денег на мелкие покупки по 100, 300, 500 рублей, которые как бы не замечаешь, но именно они и становятся основой расходов. И продолжать в том же духе — тратить деньги неизвестно на что — уже не хотелось», — сетовала она.

Первым делом Оксана подсчитала доходы семьи и вычла из них обязательные траты, к которым отнесла услуги ЖКХ, бензин, оплату мобильных телефонов и ежемесячные походы к врачам и фитнес (на здоровье твердо решили не экономить).

После этого они условились с мужем, что покупать продукты будут не в магазине у дома как раньше, а раз в неделю в гипермаркете, в котором дешевле детские товары: подгузники, питание, одежда.

Прожить ровно на зарплату нам удалось один месяц. На второй у мужа закончилась страховка автомобиля, и мы сообразили, что не учли множество ежегодных трат. Три дня я составляла список, вспомнила все, от налогов до покупки новой одежды и подарков на дни рождения.

Способы оптимизации семейного бюджета

Чтобы сделать бюджет сбалансированным и прозрачным, первым делом нужно проанализировать траты и вычислить, на что вы тратите деньги ежемесячно. Так вы узнаете (или подтвердите предположения) о своих основных статьях расходов, и поймете, как их можно оптимизировать.

Чаще всего основной статьей расходов становятся продукты. Посчитайте, возможно вам, как и Оксане, правильнее будет составлять список необходимых продуктов и покупать их в гипермаркете, чем каждый день совершать покупки в магазине у дома, где те же товары зачастую стоят дороже. Некоторые эксперты советуют фотографировать холодильник перед походом в магазин, чтобы вдруг не купить лишнего.

Чтобы сохранить отложенные деньги, можно воспользоваться способом Оксаны (раскладывать деньги по конвертам). Можно вместо конвертов завести цели в мобильных приложениях банков, можно просто завести отдельный счет, оформить вклад или депозит (они помогают снизить влияние инфляции), переводить часть денег в иностранные валюты, чтобы их было сложнее потратить.

Семейный бюджет бывает совместным или раздельным — то есть супруги могут хранить и тратить заработанные деньги вместе либо по отдельности. Общий бюджет вести проще.

Если вы придерживаетесь практики раздельных трат, то лучше заранее обговорить, кто оплачивает траты на квартиру, кто откладывает на отпуск, какие вы планируете совершить крупные покупки, кто отвечает за то, чтобы их совершили в условленное время и откладывает на них деньги.

Если вы никогда не проводили налоговый аудит вашей компании, то будьте уверены — вы переплачиваете. Сегодня существует много компаний, которые смогут провести качественную аналитику по налогам в вашей компании и оптимизировать их, расформировав бизнес по различным организационно-правовым формам на законной основе.

После проведения аудита в нашей компании мы сократили налоговые платежи примерно на 20%. Для ряда предприятий мы выбрали формы налогообложения «УСН – Доходы» или «ЕНВД», что позволило нам уменьшать рассчитанный налог в два раза за счет уплаты страховых взносов за работников. Сумма сэкономленных средств составила около 80 тысяч рублей в месяц, что в год составило больше миллиона рублей.

Новые приоритеты: планируем траты

Планирование семейного бюджета заставило Оксану все чаще задумываться о будущем. Поэтому к ежегодным расходам решили прибавить страхование жизни мужа, так как он стал единственным, кто в семье зарабатывает деньги.

Сложили все траты, разделили на 12 и получили сумму, которую нужно было откладывать ежемесячно. Чтобы было меньше соблазнов потратить отложенные деньги, завели несколько конвертов: «на авто», «на подарки», «на гардероб», «на непредвиденные расходы» (этот «худеет» чаще остальных), «на налоги и ежегодные выплаты».

Чтобы влезть в бюджет, мы решили отказаться от части развлечений — походы в кино и рестораны с друзьями, пока ребенок у бабушек. Решили одни выходные проводить время вдвоем или с друзьями, а другие — с семьей и бабушками. Так чередуем.

Не стесняйтесь просить у контрагентов снизить цену

У любой компании есть постоянные расходы, которые оплачиваются по умолчанию, и предприниматели редко задумываются, что на них можно повлиять. На самом деле, цену всегда можно обсуждать с поставщиками и арендодателями для оптимизации расходов бюджета компании. Главное – проявлять настойчивость: не ограничиваться отправкой официального письма, но назначать встречи и оперировать аргументами.

Этот подход нам помогает снизить стоимость аренды в 95% случаев. Мы пишем письмо с просьбой снизить аренду на 10%. Если нам отказывают в письменной форме, мы встречаемся с лицом, принимающим решение. Аргументируя предложение тем, что мы стабильные и заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве, мы договариваемся практически в любом случае о снижении аренды минимум на 3-5%.

В целях оптимизации расходов и экономии средств можно сокращать расходы и на интернет. Особенно это эффективно, если у вас несколько филиалов и разные провайдеры. Год назад, снимая офис на шоссе Энтузиастов в Москве, мы при относительно недорогой аренде платили за интернет 14000 рублей при скорости 10 Мбит. Это была неимоверная переплата. Но в здании арендодателя был один провайдер, который им и принадлежал.

Наш специалист IT отдела вел с ними переговоры, но безуспешно. Тем не менее, мы написали им письмо с просьбой уменьшить стоимость интернета в два раза, на которое, естественно, получили отказ. Тогда я вызвал нашего IT специалиста попросил при мне сообщить им по телефону, что в случае отказа от скидки мы перейдем на мобильный интернет от другого провайдера.

Используйте площади экономно

Компании во всем мире оптимизируют арендные площади, внедряется оптимизация расходов системы складирования, но в России предприниматели до сих часто держат большие склады и офисы, потому что так было заведено, и переезд на более эффективную площадку приравнивается к пожару. Однако офисные помещения можно сократить, а от складов – и вовсе отказаться.

Лет шесть назад мы снимали огромные складские помещения под магазины в Москве и Петербурге. Но настроив систему автоматического учета и пополнения остатков мы поняли, что держать огромный склад нет смысла, и что выгоднее отгружать «с колес» через транспортные компании. Склады в больших городах мы переделали в маленькие комнаты с образцами, а продукцию отгружаем с главного склада в городе Орел для оптимизации транспортных расходов на предприятии.

Применяйте доступные средства удешевления связи

По моему опыту, каждая третья компания в российских регионах еще не перешла на IP телефонию и переплачивает за услуги связи. Когда мы перешли на нее, то сразу начали экономить примерно 50% бюджета, который выделялся на связь. Исходящие звонки (их у нас около 30 000 минут в месяц) стали стоить 0,7-2,5 рубля за минуту. Но и это был не предел.

Как-то раз я наткнулся в интернете на очень хорошую идею уменьшения исходящей стоимости звонков, — использование GSM шлюза. Это устройство, в которое можно вставлять сим-карты (2, 4, 8, 16 штук и так далее) с очень выгодными тарифами на исходящие звонки. Данное устройство можно интегрировать с вашим IP АТС и обеспечивать работу через эти сим-карты на исходящие звонки.

Так как у нас своя IP АТС, то мы без труда интегрировали GSM шлюз на 16 сим-карт. Используя тариф одного из провайдеров, мы сократили стоимость исходящих звонков до 30 копеек за минуту! Причем отдел телемаркетинга отметил, что клиенты отвечают на звонки с мобильных номеров гораздо охотнее, чем с городских московских, как было до использования GSM шлюза. Так мы не только значительно сократили расходы на связь, но и увеличили конверсию ответов на холодные звонки нашего колл-центра.

Принципы составления бюджета

  1. Сформируйте «резервный фонд». Первым делом откладывайте часть зарплаты. Сумма варьируется от 10% до 20% общего дохода. Начните с комфортной для себя и постепенно ее увеличивайте
  2. Составьте план ежемесячных трат.Вспомните и посчитайте все — от продуктов до оплаты мобильных банков. Так вы поймете, сколько денег обычно тратится на каждого члена семьи и на чем можно сэкономить.
  3. Составьте план ежегодных трат.Они перестанут быть для вас сюрпризами. Не забудьте о страховке, пенсии и гардеробе.
  4. Подумайте о развлечениях. Это важная часть расходов семейного бюджета, от которой ни в коем случае нельзя отказываться. Иначе семейная жизнь перестанет радовать и превратится в пытку.
  5. Поставьте себе цель.Пусть это будет отпуск через пару лет или новая квартира через пять. Гораздо проще к чему-то стремиться, если можно представить результат.

Будьте системны и настойчивы

Все предприниматели задумываются о сокращении расходов, но большинство либо ограничиваются разовыми мероприятиями, либо бросают задачу на полпути, потому что сталкиваются с человеческим фактором в процессе внедрения изменений. Расскажу, с какими сложностями приходится сталкиваться мне, и как я с ними справляюсь.

  1. Нежелание сотрудников работать на результат. Многие люди, когда получают задачу оптимизировать расходы, просто хотят поставить галочку и отписаться — извините, сделали, но не получилось. Чтобы это избежать, мы ввели оптимизацию расходов предприятия в число приоритетных бизнес-целей и назначили ответственное лицо за каждое направление. Я подробно расписываю задачу в виде чек-листа, в котором заложены все этапы – звонок, его время, встреча, ее итоги. Я могу отследить этот звонок, послушать, правильно ли был проведен разговор.
  2. Отсутствие у сотрудников веры в успех. Я зачастую встречаю одно и тоже возражение — это нереально! В таких случаях можно подключиться и самому. Были случаи, когда я лично участвовал в переговорах о понижении арендной ставки вместо со своими менеджерами, и добивался успеха несмотря ни на что.

Все возможно, если включить мозги и проявить определенные напор и желание. Тогда результат не заставит себя ждать. Оптимизация расходов бюджетных организаций строится по аналогичной схеме лишь с некоторыми изменениями. Данные советы по оптимизации расходов универсальны, поэтому их можно применить и в бюджетном учреждении.

Лайфхаки и приложения

Как и в любом другом деле, в ведении семейного бюджета важно не переусердствовать. Есть несколько способов, чтобы контроль расходов и доходов превратился с занятное времяпрепровождение, а не рутину.

  1. Установите на телефон и компьютер приложение, в котором будете фиксировать свои траты и доходы. 
  2. Пользуйтесь программами и приложениями, которые собирают информацию о ценах на одинаковые товары в разных магазинах, скидках и акциях.
  3. Большинство вещей, которые продаются в магазинах, можно купить с помощью популярных сервисов объявлений или доставки. Достаточно сфотографировать нужную вам вещь и воспользоваться поиском по фотографии.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Финансовый вестник
Adblock detector