Является ли договор первичным учетным документом?

Финансовые документы — важные вопросы отчётности

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться.  Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.

Является ли договор первичным учетным документом?

Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.

Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
  • Товарная накладная.
  • Акт выполненных работ или оказанных услуг.
  • Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

  • Название документ.
  • Дата создания.
  • Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
  • Содержание документа или хозоперации.
  • Натуральные и денежные показатели.
  • Данные ответственных лиц.
  • Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим первичные документы подробнее.

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Является ли гражданско-правовой договор первичным учетным документом?

Является ли договор первичным учетным документом?

А.А. Сурков,

бухгалтерский учет и налогообложение»

Журнал «Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение», N 1, январь 2016 г., с. 72-74.

В силу п. 2 ст. 1 Закона N 402-ФЗ*(1) бухгалтерский учет — это формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных данным законом, в соответствии с требованиями, установленными им, и составление на основе названной информации бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение), все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Обязательные требования к составлению первичных учетных документов приведены в п. 12-18 Положения.

Таким образом, первичные учетные документы — это документы, которые удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций, служат основанием для отражения фактов хозяйственной деятельности в счетах аналитического и синтетического учета. К таким документам могут относиться, например, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции, накладные и т.д.

Является ли первичным документом гражданско-правовой договор?

К сожалению, однозначного ответа на этот вопрос действующее законодательство не содержит. Суды высказывают противоречивые точки зрения по обозначенному вопросу.

Вот что отмечается по этому поводу в Постановлении АС ПО от 28.05.2015 N Ф06-23899/2015 по делу N А57-13648/2014. Гражданско-правовые договоры сами по себе не подтверждают движение денежных средств или факт совершения конкретной хозяйственной операции. Следовательно, такие договоры не могут быть отнесены к числу первичных бухгалтерских документов.

В соответствии с ст. 153 ГК РФ сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. В силу ч. 1 ст. 420 ГК РФ договор — это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Таким образом, исходя из изложенного договор является лишь основанием для составления первичных документов бухгалтерского учета. Более того, договор может не содержать обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Однако это обстоятельство не влечет за собой его недействительность.

Арбитры Арбитражного суда Смоленской области в Постановлении от 31.08.2015 по делу N А62-6393/2014 высказали похожее мнение. В силу норм, установленных п. 8 ст. 3, п. 1, 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Положением, бухгалтерский учет представляет собой вторичную категорию, призванную зафиксировать и отразить совершенное организацией действие на счетах бухгалтерского учета и в отчетности.

Закон N 402-ФЗ и Положение разделяют понятия первичных учетных документов и самого бухгалтерского учета. При этом первичные учетные документы являются основанием для последующего ведения бухгалтерского учета в соответствии с установленным порядком. Таким образом, гражданско-правовые договоры не считаются непосредственно учетными документами и не относятся к документам бухгалтерского учета.

Является ли договор первичным учетным документом?

по смыслу положений п. 1 ст. 9 с учетом п. 2 ст. 1, ст. 3 и 5 Закона N 402-ФЗ сделка, совершаемая юридическим лицом, как факт его хозяйственной жизни является объектом бухгалтерского учета, подлежащим оформлению надлежащим образом. С учетом изложенного следует признать, что договор как документ, которым оформляется совершение сделки, относится к первичным учетным документам по смыслу Закона N 402-ФЗ.

Добавим: наличие двух противоположных мнений относительно правомерности отнесения гражданско-правового договора к первичным документам хозяйствующие субъекты могут использовать в своих интересах. В зависимости от преследуемых целей они вправе руководствоваться любой из вышеприведенных позиций.

>Инна Ильина: «Приравнивание договора к первичному документу может повлечь налоговые споры»

От того, к какой группе причислен конкретный вид документа, зависят правила его оформления, хранения, использования. Работа с бухгалтерскими документами достаточно жестко регламентирована, и теперь предпринимаются попытки причислить к ним гражданско-правовые договоры. Кому и зачем это нужно? К каким последствиям это может привести?

Смотрите п. 9 Обзора практики разрешения арбитражными судами дел, связанных с применением отдельных положений гл. 30 НК РФ (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 17.11.2011 № 148).

Наталья Храмцовская, эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Полная версия материала на сайте издания.Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», ноябрь, 2016.

Профессиональную деятельность предприятия, занимающегося транспортными перевозками груза, невозможно представить без ведения бухгалтерского учёта. Основными бумагами для подобных организаций являются финансовые документы. Без знаний и опыта в их составлении невозможно представить успешные поставки товара через государственную границу.

д. Эти документы необходимы для подтверждения переводов денежных средств.

Счёт-фактура — бумага, которая содержит в себе основные характеристики груза. За его оформление ответственен продавец. Руководствуясь информацией, которая содержится в счёт-фактуре, покупатель производит оплату поставки.

В данной бумаге обязательно содержатся следующие данные:

  • Основные характеристики товаров.
  • Стоимость единицы товара и всей партии.
  • Данные продавца и покупателя.
  • Информация о поставщике и условиях перевозки.

Счёт-проформу часто путают с предыдущей бумагой. Но у этих документов абсолютно разное назначение, они сильно отличаются между собой.

Счёт-фактура — документ, который является основанием для осуществление оплаты поставки. Он выдаётся покупателю уже после поставки.

  • наименование документа;
  • дата оформления;
  • сведения о компании, составляющей форму, по которым можно идентифицировать предприятие;
  • содержание отображаемой хозяйственной операции с указанием стоимостной оценки предмета сделки;
  • приведение натуральных измерителей и количественных величин;
  • наличие подписей ответственных должностных лиц (с обязательным указанием их должности и ФИО).

В чем суть проблемы?

Споры о том, является ли гражданско-правовой договор бухгалтерским первичным учетным документом или нет, идут давно, и в среде специалистов сосуществуют одновременно две точки зрения. И как ни удивительно, обе опираются на действующие законодательные нормы.

Является ли договор первичным учетным документом?

1) гражданско-правовой договор говорит лишь о том, на каких условиях стороны договорились сотрудничать, а уже последующие документы фиксируют, когда и как эти договоренности реально выполнялись (например, накладная документирует отгрузку товаров; акт – выполнение работ, оказание услуг; платежное поручение – перечисление денег и т.д.);

2) в бухгалтерском учете эти специалисты отражают проводками как раз данные факты хозяйственной жизни организации. К тому же исполнение договорных обязательств на практике может пойти не по намеченному сценарию, например:

  • оплату заказчик сделает не единовременно (как договаривались), а несколькими траншами;
  • оплата по договору должна была поступить, но деньги так и не пришли и т.д.

Во всех случаях бухгалтерский учет отразит реальное положение дел, а не то, что первоначально предполагалось.

Инна Ильина, руководитель юридического отдела аудиторской компании МКПЦ

Приравнивание договора к первичному учетному документу может повлечь налоговые споры. Это потребует от бухгалтеров значительных затрат времени, а от компаний – расходов на ведение судебных споров и, возможно, на уплату недоимок по налогам, штрафов и пени.

Например, налоговые органы могут отказать в признании расходов по налогу на прибыль и в применении вычетов по НДС, если договор не был заключен либо срок его действия истек.

Успех в таком споре будет зависеть от находчивости компании – сможет ли она доказать, что договор и первичный учетный документ служат разным целям: договор говорит о том, что и как мы собираемся сделать в будущем; накладные и акты – о том, что и когда мы фактически сделали.

Для обоснования этой позиции можно призвать на помощь ст. 420 ГК РФ и ст. 9 Закона о бухучете. Так, договором признается соглашение об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, то есть соглашение о наших планах на будущее. А первичным документом оформляется свершившийся факт хозяйственной жизни, то есть операция, которая уже произошла и может оказать влияние на финансовый результат деятельности компании.

Является ли договор первичным учетным документом?

Причем договор подписывается до начала сотрудничества с партнером, и уже на основании заключенного договора направляются заявки, организуется доставка товара, начинается выполнение работ. Первичный же документ составляется непосредственно при совершении операции (передаче товара, оплате, сдаче результата работ), а если это невозможно – непосредственно после ее окончания.

Надо отдать должное судам: в подобных спорах с налоговыми органами (которые уже имели место!) они поддерживают налогоплательщика, ведь договор не является первичным учетным документом (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 06.03.2014 № Ф05-1340/2014, ФАС Центрального округа от 24.12.2013 по делу № А35-2318/2013, ФАС Северо-Западного округа от 08.07.2011 по делу № А44-4622/2010).

Как следует из судебной практики, для предъявления к вычету сумм НДС налогоплательщику достаточно иметь:

  • документы о факте приобретения товаров (работ, услуг);
  • счета-фактуры, выставленные поставщиком (подрядчиком, исполнителем).

А для признания расходов по налогу на прибыль суды предлагают налогоплательщику подтвердить затраты актами приема-передачи, накладными. Отсутствие договора, по мнению судов, не свидетельствует о неподтвержденности расходов.

Аналогичную позицию занял в свое время и Президиум ВАС РФ. По его мнению, налоговые последствия влекут не сами гражданско-правовые сделки (то есть договоры), а совершаемые во исполнение этих сделок финансово-хозяйственные операции, которые как раз оформляются первичными учетными документами. Именно эти документы будут основанием для отражения операций в бухгалтерском учете.

Оформление доверенности на право подписи

Является ли договор первичным учетным документом?

А.А. Сурков,

Финансовые документы являются очень важными бумагами для отслеживания рентабельности и продуктивности деятельности предприятия. С помощью них можно получить подробную информацию о финансовом состоянии участника ВЭД, доходах за определённый период времени и результатах работы.

Что может дать полученная из этих бумаг информация? На её основе принимаются решения по поводу:

  • реорганизации финансов;
  • снижении косвенных трат;
  • изменении плана работы;
  • дальнейших возможностях предприятия.

7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Законодательством Российской Федерации установлен перечень бумаг, которые необходимы юридическому лицу для ведения внешнеэкономической деятельности. Рассмотрим их в отдельности.

Балансовый отчёт даёт наиболее подробную и наглядную информацию о финансовом состоянии предприятия-участника ВЭД. Исходя из указанных в отчёте данных, можно судить о рентабельности компании и эффективности действующего плана.

Балансовый отчёт состоит из трёх подразделов:

  • Актив. В нём содержится информация о размерах капитала компании и тратах за отдельный период времени.
  • Пассив. Он содержит данные о доходах предприятия.
  • Доля собственников. Она зависит от размера инвестиций.

Общий капитал компании, т. е. актив, является суммой пассива и долей инвесторов.

Помимо информации о финансовом состоянии предприятия, из балансового отчёта можно узнать о целесообразности инвестирования в компанию и стоимости акций. Потенциальные инвесторы, исходя из этого документа, оценивают положение предприятия на современном рынке. Это и обуславливает огромную значимость балансового отчёта.

Если балансовый отчёт даёт общую информацию о финансовом состоянии юридического лица, то в этой бумаге прописывается чёткое соотношение прибылях и убытков. Существенным отличием между этими документами является и то, что балансовый отчёт показывает общее финансовое состояние компании, а отчёт о прибылях и убытках — показатели и параметры за отдельно взятый период. Это, как правило, квартал или год.

Отчёт должен содержать следующую информацию:

  • Размер доходов;
  • размер убытков;
  • соотношение прибыли и убытков;
  • общие результаты деятельности организации.

Существует две разновидности этого документа:

  1. Одноступенчатый. Результаты деятельности компании оцениваются путём вычета из общих доходов всех убытков.
  2. Многоступенчатый. В данном случае производится последовательный вычет соответствующих форм расходов и убытков. После всех вычислительных операций подводится итог.

При составлении этого документа рекомендовано пользоваться установленной законодательством Российской Федерации формой. Бланк можно дополнять или исключать некоторые позиции по собственному усмотрению (в рамках закона), он является лишь примером.

Балансовый отчёт даёт общую информацию о финансовом состоянии юр. лица.

Финансовые документы являются важными составляющими успешной работы любого предприятия, которое занимается внешнеэкономической деятельностью. Необходимо правильно составлять и заверять эти бумаги, чтобы они не потеряли свою юридическую силу.

Первое и второе право подписи принадлежит директору предприятия и главному бухгалтеру соответственно. Остальные же права могут быть переданы уполномоченным лицам. Для получения права на выполнение этой процедуры они должны иметь доверенность. Заверить её можно двумя способами:

  1. Внутри предприятия, составив специальный приказ. Этот метод используется чаще всего. Он не требует больших денежных и временных затрат, а также прост в исполнении.
  2. Через нотариуса. Данный метод встречается гораздо реже.

Правом подписи, зачастую, обладает бухгалтер предприятия. Но при необходимости оно может быть передано любому другому уполномоченному сотруднику.

Доверенность на исполнение этой процедуры должна быть оформлена в письменном виде. Она должна содержать следующую информацию:

  • Паспортные данные доверенных лиц и копия удостоверяющего личность документа.
  • Дата оформления документа.
  • Название организации и её юридический адрес.
  • Срок действия доверенности.

Без знаний и опыта в их составлении невозможно представить успешные поставки товара через государственную границу.

В данной статье рассмотрим список документов финансовой отчётности для компаний-участников ВЭД, содержание этих бумаг и принадлежность права на подпись.

Балансовый отчёт

Если балансовый отчёт даёт общую информацию о финансовом состоянии юридического лица, то в этой бумаге прописывается чёткое соотношение прибылях и убытков.

Существенным отличием между этими документами является и то, что балансовый отчёт показывает общее финансовое состояние компании, а отчёт о прибылях и убытках — показатели и параметры за отдельно взятый период. Это, как правило, квартал или год.

Отчёт о движении денежных средств показывает, по каким путям поступают и расходуются средства компании. Это позволяет наиболее эффективно составлять и регулировать план деятельности участника ВЭД.

Используются два метода составления этого документа:

  • Прямой. Этот метод позволяет установить размеры притока и оттока денежных средств. С его помощью нельзя сопоставить расходы и доходы, установить взаимосвязь между этими показателями.
  • Косвенный. Этот метод заключается в сопоставлении чистой прибыли и денежного прироста компании. Он может быть использован для автоматизации процесса бухгалтерского учёта.

Выбор между этими двумя методами полностью зависит от типа организации. Прямой метод идеально бы подошёл для малого бизнеса. Крупным же организациям необходимо использовать косвенный метод составления этого документа для автоматизации учёта большого количества платёжных бумаг.

К ним относятся квитанции об осуществлении платежей или поступлении денежных средств, банковские гарантии и т. д. Эти документы необходимы для подтверждения переводов денежных средств.

Счёт-фактура

Счёт-фактура — бумага, которая содержит в себе основные характеристики груза. За его оформление ответственен продавец. Руководствуясь информацией, которая содержится в счёт-фактуре, покупатель производит оплату поставки.

Счёт-проформа

Счёт-фактура — документ, который является основанием для осуществление оплаты поставки. Он выдаётся покупателю уже после поставки.

Инвойс

Инвойс является обязательным для осуществления процедуры растаможки документом. Он выдаётся покупателю одновременно с продуктом. Инвойс содержит основную информацию о транспортируемом грузе:

  • Коды ТН ВЭД.
  • Наименование продукции.
  • Вес и количество продукции.
  • Основные характеристики.
  • Информация об упаковке и маркировке.
  • Информация о заключенном ранее договоре купли-продажи.
  • Данные всех участников сделки.
  • Стоимость поставки.

Инвойс актуален только для внешнеэкономических сделок. При транспортировке груза внутри страны он не оформляется.

Чем инвойс отличается от перечисленных выше финансовых документов? Он необходим таможенному органу для растаможки. В этой бумаге подробно указывается вся информация о грузе. Счёт-фактура и счёт-проформа используются для оплаты товара и вычисления размера таможенных выплат соответственно. Как посчитать таможенные платежи подробнее здесь.

Ведение внешнеэкономической деятельности подразумевает умение ориентироваться в большом количестве документов, в том числе и финансовых. В этой статье мы познакомим вас с особенностями и содержанием финансовых документов.

Мы расскажем о том, какие финансовые документы, относящиеся к деятельности предприятия, должна иметь компания, занимающаяся импортом или экспортом, об их структуре и о том, кто имеет право на их подпись.

Финансовые документы предприятия – документы, из которых можно узнавать финансовое состояние организации за конкретную дату или итоги его работы за конкретный период.

Из этих документов можно узнать о возможностях организации в плане финансов, прибыли или убытках, возможностях для дальнейшего ведения деятельности.

Главные финансовые документы: балансовый отчёт, отчёт о прибыли или убытках, отчёт о направлениях расхода денег.

Рассмотрим основные финансовые документы в РФ, которые требуются для осуществления внешнеэкономической деятельности:

    • Счёт-фактура. Документ, являющийся основанием для выполнения оплаты;
    • Счёт-проформа. Документ, требующийся для подтверждения таможенной стоимости и прохождения таможенного контроля. В нём указаны цена и стоимость транспортируемого товара. Счёт-проформа не является основанием для оплаты;
    • Инвойс. Является аналогом счёт-фактуры и товарной накладной. В документе имеются данные о продавце и покупатели, условия поставки, ссылка на договор ВЭД, название товара, коды ТН ВЭД, стоимость и цена;
    • Сертификат страны происхождения. Его требуется получать в государстве экспорта. Выдается документ в торгово-промышленной палате. Применяется он для прохождения таможенного оформления и обеспечения уплаты пошлины со льготами.

В финансовой документации указываются данные экономического характера, номер контракта ВЭД, дату его оформления, условия поставки по ИНКОТЕРМС 2010.

Компания, занимающаяся внешнеэкономической деятельностью, должна также иметь следующие документы финансовой отчётности:

  1. Балансовый отчёт. Из него можно узнать о финансовом состоянии компании. В нём указывается структура капитала организации. В подразделе актив содержатся сведения о размещении денег и путях их траты. В подразделе пассив содержатся сведения об источниках поступления средств, финансировании.
    Активы могут быть оборотными, то есть краткосрочными: дебиторская задолженность, производственные запасы и так далее. Активы могут быть необоротными, то есть долгосрочными: основные средства, патенты, лицензии и так далее. В балансовом отчёте указываются долгосрочные инвестиции, пассив баланса, заёмный капитал, собственный капитал;
  2. Отчёт о прибыли и убытках. В этом документе указываются итоги хозяйственной деятельности организации за определённый период, разница доходов и затрат, размер убытка или прибыли.
    Отчёт о прибыли может быть одноступенчатым или многоступенчатым. При одноступенчатой структуре доходы складываются. Затем складываются расходы. Путём вычета определяется размер прибыли или убытков. Многоступенчатая структура подразумевает последовательный вычет из форм дохода формы расхода. В итоге требуется подвести промежуточные результаты;
  3. Отчёт о движении финансовых средств. В этом документе указываются поступления средств, их расход. Указываются только те пути движения средств, которые относятся к текущей деятельности организации.
    Данный документ имеет несколько разделов. Это движение денег при производственно-сбытовой деятельности (выпуск товара, его доставка, чистая прибыль и так далее), движение денег при инвестиционной деятельности (это любые действия, при которых производится приобретение и продажа капитала, инвестиции в акции и прочее), движение средств при финансовой деятельности (получение финансов вследствие предоставления их со стороны кредиторов или инвесторов). Расчёты при оформлении этого документа выполняются на основе информации из балансового отчёта и отчёта о прибыли/убытках.
  4. Документы, отражающие платёжно-банковские операции. Сюда включаются банковские гарантии, паспорт сделки и т.д.
  • Приказ руководителя. Это необходимая формальность, при желании руководителя оставить вместо себя доверенное лицо. В таком приказе обычно указывают первое или второе право подписи передается данному лицу, фамилия, имя, отчество сотрудника, а также перечень документов, которые он может подписывать по данному приказу. В данном приказе обычно также присутствует образец подписи сотрудника.
  • Доверенность. В некоторых случаях, при переговорах с партнерами или поставщиками, право подписи передается согласно доверенности. Также в доверенности указывается какое право подписи передается данному сотруднику и какие договора он может заключать от имени компании.

Если несвоевременно или неправильно оформить «первичку»?

Выяснив, какие документы являются первичными в бухгалтерии, можно понять, насколько важно их своевременное составление и передача экземпляра контрагентам. Но что, если должностное лицо не отразило в них факт проведения хозяйственной операции либо сделало это некорретктно или с запозданием?

Без «первички» невозможно доказать, что товар был поставлен, работа осуществлена, услуга оказана. В суде одна из сторон сможет сослаться на подписанный контрагентами договор, но без учетной документации факт выполнения обязанностей доказать не выйдет.

Можно случайно увеличить или снизить размер налогов. Неправильные суммы увеличивают или уменьшают налоговую базу. И если в первом случае проблем не возникнет, и всегда можно потребовать у ФНС зачет излишне уплаченных денежных средств на следующий период, то при уменьшении на организацию или предпринимателя наложат штрафы.

При работе с первичными документами в бухгалтерии нужно быть предельно внимательным. ФНС в письме № СД-4-3/264, опубликованном в 2018 году, запрещает их исправление (за исключением счетов-фактур).

Аутсорсинг бухгалтерии – недорогая услуга для представителей малого бизнеса, которая позволит сэкономить на штате сотрудников и получить страховую премию в случае форс-мажора по вине подрядчика.

Основные документы: первичные и непервичные

Подробнее о таком первичном документе см. Об этом см. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета — годов: Приходный кассовый ордер. Подробнее о его составлении см. Расходный кассовый ордер. Подробности о нем см.

Платежное поручение. О правилах оформления этого документа читайте здесь. Авансовый отчет. Акт зачета взаимных требований. Об особенностях применения этого документа читайте здесь. Бухгалтерская справка. О принципах ее оформления см. Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.

Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:

  • Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
  • Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

  • товарной накладной;
  • товарным чеком;
  • актом выполненных работ или оказанных услуг.

Быстрое заведение первички, автоматичекий расчет налогов, отправка отчетности, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!

Оформление бухгалтерских первичных документов

 Правильное оформление документов в бухгалтерском учете важно и для формирования данных бухгалтерского учета, и для определения налоговых обязательств организации.

И если вы хотите обезопасить самое дорогое — не относитесь к документам снисходительно, и тщательно изучите, каким требованиям они должны отвечать. Хотя бы почитайте эту статью, для начала!

Специалистам бухгалтерских служб, представителям малого бизнеса, которые ведут учет самостоятельно, необходимо знать основные требования к порядку создания, оформления, движения и хранения документов.

1. Понятие документа

2. Виды первичных бухгалтерских документов

3. Формы первичных учетных документов

4. Утверждение первичных учетных документов

5. Обязательные реквизиты учетных документов

6. Оформление документов в бухгалтерском учете

7. Доверенность на подпись первичных документов

8. График документооборота бухгалтерских документов

9. Журнал учета первичных документов

10. Исправление бухгалтерских документов

11. Хранение бухгалтерских документов

12. Ответственность за хранение первичных документов

Итак, идем по порядку.

В отличие от вторичных, первичка – это документ, который был создан в момент проведения операции и является подтверждением того, что операция произошла.

  • Когда составляется первичный документ
  • Виды первичных документов
  • Перечень первичных документов бухгалтерского учета
  • Что входит в закрывающие документы для бухгалтера

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов,но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,

8 (499) 703-15-47 — Москва8 (812) 309-50-34 — Санкт-Петербург

или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!

Все консультации у юристов бесплатны.

Бумага составляется за некоторое время до окончания операции, а подписывается уже в момент ее окончания.

Например, если речь о продаже товара, счета, акты и накладные составляются заранее, до передачи товара покупателю — как только он получил и проверил груз, он должен подписать бумаги.

Это же относится и к другим бумагам: договорам, текст которых может захотеть проверить вторая сторона, расчетным листкам по выдаче зарплат и другим.

Первичные документы хранятся 5 лет. За это время их может запросить налоговая для проведения проверки обеих стороны. Документы, связанные с сотрудниками, их зарплатами и перечислениями в Пенсионный фонд, должны храниться не менее 75 лет.

Является ли договор первичным учетным документом?

Важно знать: уничтожение первичных документов происходит специально созданной комиссией с составлением акта и описи.

В зависимости от варианта деления бумаги могут быть нескольких видов.

По назначению они делятся на:

  1. Бухгалтерские: расчеты, счета, ведомости, кассовые ордена, то есть все учетные документы, связанные с финансами фирмы.
  2. Оправдательные: акты приема, накладные, требования и т.д. Эти бумаги необходимы для подтверждения самого факта проведения и окончания процедуры.
  3. Распорядительные или организационные: платежные поручения, доверенности, приказы. Это внутренние документы, регулирующие отношения внутри фирмы.

Виды первичной документации в бухгалтерии

По объему:

  • первичные;
  • сводные: это сводка первичных документов.

По месту применения:

  1. Внутренняя: отчетные акты, накладные, авансы, которые «ходят» между отделами.
  2. Внешняя: счета и договора для поставщиков или покупателей.

По оформлению:

  • типовые или унифицированные формы;
  • специализированные бланки.

Стоит отметить: типовые бланки применяются для большинства операций, специализированные – для ведения операций узкой специализации.

Перечень таких бумаг состоит из:

  1. Договора: составляется при заключении сделки. В нем прописывают все условия сделки: цены, порядок расчета, даты выгрузки и прочее.
  2. Счета: не является обязательным документом, но применяется для удобства. В нем отражен список товаров, их количество, стоимость и реквизиты для оплаты.
  3. Чека (кассового или товарного) или квитанции: выдается при покупке товара за наличные деньги.
  4. Платежного поручения: оформляется при безналичной оплате.
  5. Банковской выписки: выдается при оплате переводом через банк.
  6. Кассового ордера: является доказательством движения денег в кассе организации, например, между отделами.
  7. Авансового отчета: выдается вместе с деньгами из кассы на какие-либо нужды, например на оплату билетов или гостиниц, канцтоваров. К нему должны прилагаться документы, подтверждающие факт траты.
  8. Накладной (или акта оказания услуг): выдается получателю при отгрузке товара или по окончанию работы.
  9. Товарно-транспортной накладной (ТТН): необходима при перевозке товара. В ней указывают наименование груза, его вес и стоимость, данные автомобиля и водителя, маршрут.
  10. Примите к сведению: счет-фактура является только дополнением к основному первичному документу: даже в Налоговом Кодексе это понятие вынесено за пределы первичных документов.

  11. Табеля учета рабочего времени: в нем отмечают отработанные часы каждого рабочего за месяц.
  12. Расчетной и платежной ведомостей: в первой бумаге отмечают начисление зарплаты, во второй – выдачу. Иногда вместо зарплатных ведомостей выдают одну общую расчетно-платежную ведомость.

Речь идет о бумагах, в которых указано, что сделка полностью завершена, а стороны полностью выполнили свои обязанности.

По этим документам бухгалтер после будет начислять налоги.

К ним относятся:

  • счета-фактуры;
  • товарная накладная;
  • акт о выполнении работ или услуг.

Следует учесть: иногда также может потребоваться ТТН, если услуги фирмы связаны с перевозками.

Закрывающие документы должны быть распечатаны в двух (изредка трех) экземплярах – по одному каждой стороне. Если речь идет о перевозке (передаче) товара, водитель (курьер) может потребовать один экземпляр для себя, как доказательство передачи. Принимающая сторона должна поставить на всех экземплярах подпись и печать.

Является ли договор первичным учетным документом?

Если при передаче закрывающих документов не было, у фирмы не будет подтверждения легальности получения суммы денег. При проверке налоговой это может обернуться штрафами и потерей репутации компании.

Первичная документация является важной частью бухгалтерии, основой бухучета. Это бумаги, которые подтверждают совершение продажи или оказание услуги, а также перечисление зарплат. Эти документы необходимы для правильного начисления налогов.

Внимание!

А.А. Сурков,

Вместе с тем, хозяйственная деятельность в целях получения прибыли ведется в соответствии с заключенными договорами на реализацию продукции (выполнение работ, оказание услуг). Основанием для оформления первичной документации, как правило, является возмездный договор на выполнение соответствующей работы (п. 1 ст. 423 ГК РФ).

Впрочем, как уточнили налоговики, наличие договора для оформления первички не обязательно, так как стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до сделки, если иное не установлено законом или не вытекает из существа соответствующих отношений (п. 2 ст. 425 ГК РФ).

Следовательно, если договор был подписан сторонами после выполнения и завершения работ, но в нем указано, что все условия договора применяются к отношениям, возникшим до заключения договора, то это не является препятствием для подтверждения налогоплательщиком расходов с помощью первичных документов, оформленных до сделки.

Является ли договор первичным учетным документом?

Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.

  1. Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.

    ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.

  2. Лучше без ошибок, но мелкие недочеты не чреваты. Страшный сон любого бухгалтера – отказ в возмещении НДС по причине неправильных данных в первичных документах. Но если ошибки незначительны, отказ в вычете не должен последовать. Существенность ошибок регламентирует ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Налоговики подтвердили это в Письме от 12 февраля 2015 года № ГД-4-3/2104@). Главное, чтобы представленные данные точно свидетельствовали о факте оплаты и поставки товара (оказании услуги). Так, например, если в товарно-транспортной накладной нет ссылки на договор или не указана масса груза, это недостаток, но не повод отказать в НДС. А вот если отсутствует название и дата составления документа, общая стоимость товара и ряд других обязательных реквизитов, суд может счесть такую сделку нереальной.
  3. Осторожно, фальшивая подпись! Если подписи ответственных лиц на документах сфальсифицированы, либо документ подписан лицом, не имеющим на это полномочий, такая первичка не будет признана инстанциями. Кроме того, очень важно, чтобы подпись была поставлена собственноручно – факсимиле будут недействительными.
  4. Первичка с ошибкой не заменяется. Если, например, счета-фактуры, в которых обнаружена ошибка, можно переписать, издав новый, исправленный документ с такими же реквизитами, то с первичной документацией этот номер не пройдет. Несмотря на то, что иногда суды признают корректировочные документы, лучше все же исправить ошибку по правилам ст. 7 «Закона о бухучете» – внести в документ дату исправления и заверить ее подписями уполномоченных лиц.
  5. Не всегда нужен перевод. Естественно, первичка составляется на государственном языке. Но иногда перевод отдельных слов с иностранного языка оказывается неуместным, например, если это наименование торговой марки или товара.
  6. Электронная первичка – только с ЭЦП. Сегодня не обязательно ограничиваться бумажной формой оформления первичной документации, закон разрешает и электронный носитель. Но он будет приравниваться к бумажному лишь в случае заверения его квалифицированной цифровой подписью. Неквалифицированная ЭЦП дозволяется лишь в отдельных, особо оговоренных особом случаях, и первичка в них не входит.
  1. Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.

    ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.

  2. Лучше без ошибок, но мелкие недочеты не чреваты. Страшный сон любого бухгалтера – отказ в возмещении НДС по причине неправильных данных в первичных документах. Но если ошибки незначительны, отказ в вычете не должен последовать. Существенность ошибок регламентирует ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Налоговики подтвердили это в Письме от 12 февраля 2015 года № ГД-4-3/2104@). Главное, чтобы представленные данные точно свидетельствовали о факте оплаты и поставки товара (оказании услуги). Так, например, если в товарно-транспортной накладной нет ссылки на договор или не указана масса груза, это недостаток, но не повод отказать в НДС. А вот если отсутствует название и дата составления документа, общая стоимость товара и ряд других обязательных реквизитов, суд может счесть такую сделку нереальной.
  3. Осторожно, фальшивая подпись! Если подписи ответственных лиц на документах сфальсифицированы, либо документ подписан лицом, не имеющим на это полномочий, такая первичка не будет признана инстанциями. Кроме того, очень важно, чтобы подпись была поставлена собственноручно – факсимиле будут недействительными.
  4. Первичка с ошибкой не заменяется. Если, например, счета-фактуры, в которых обнаружена ошибка, можно переписать, издав новый, исправленный документ с такими же реквизитами, то с первичной документацией этот номер не пройдет. Несмотря на то, что иногда суды признают корректировочные документы, лучше все же исправить ошибку по правилам ст. 7 «Закона о бухучете» – внести в документ дату исправления и заверить ее подписями уполномоченных лиц.
  5. Не всегда нужен перевод. Естественно, первичка составляется на государственном языке. Но иногда перевод отдельных слов с иностранного языка оказывается неуместным, например, если это наименование торговой марки или товара.
  6. Электронная первичка – только с ЭЦП. Сегодня не обязательно ограничиваться бумажной формой оформления первичной документации, закон разрешает и электронный носитель. Но он будет приравниваться к бумажному лишь в случае заверения его квалифицированной цифровой подписью. Неквалифицированная ЭЦП дозволяется лишь в отдельных, особо оговоренных особом случаях, и первичка в них не входит.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Финансовый вестник
Adblock detector